Как купить билет на самолет для командировки: документы для отчета

Далеко не все деловые вопросы сегодня можно решить в удаленном режиме. Десятки тысяч людей до сих пор летают в командировки. Организации, оплачивающие такие поездки, стремятся внимательно следить за расходами своих сотрудников.

В статье мы рассмотрим, что важно учесть при покупке и оплате авиабилета для командированного сотрудника, какие документы потребуются для передачи в бухгалтерию после полета.

Особенности оплаты билетов на самолет для командировочных

Авиабилеты для людей, которые отправляются в командировки, крайне значимы. Важно понимать, что такие билеты стоят дороже билетов на поезд. Поэтому работодатели подобной статье расхода уделяют повышенное внимание.

Наличный расчет

То, как именно приобретаются билеты для командировочных, зависит от внутренних правил компании. Одни организации доверяют эту процедуру самим работникам, другие заставляют заниматься такой работой бухгалтеров или других ответственных сотрудников.

Где купить билеты за наличные:

  • кассы аэропортов;
  • офисы авиаперевозчиков.

Если компания покупает билеты самостоятельно, то здесь никаких споров возникать не должно. Ответственный сотрудник перед поездкой выдает командировочному все необходимые билеты. Однако бывают ситуации, когда работник покупает билеты на свои деньги. В этом случае его организация должна покрыть стоимость билета, а также оплатить дополнительные услуги и сервисный сбор.

Безналичный расчет

Если во главе компании, которая отправляет командировочного в другой город, стоит руководитель, идущий в ногу со временем, то, скорее всего, он предпочтет купить билет для своего работника в онлайн-режиме. Сделать это можно на сайтах авиаперевозчиков, а также на специализированных сайтах-агрегаторах.

Если бухгалтерия  требует подтверждение оплаты, в банке запрашивается выписка с расчетного счета.

Как отчитаться за перелет после командировки

После командировки работник должен отчитаться перед организацией обо всех своих расходах. Как правило, такие отчеты принимаются в течение 3 суток с момента возвращения из деловой поездки.

Авиабилет

Если компания приобретала все билеты самостоятельно, то их предоставлять не нужно. Ведь оплата проводилась со счетов организации.

Если же работник приобретал авиабилеты самостоятельно, то все эти квитки нужно в обязательном порядке сохранить. Организации необходимо предоставить оригинал авиабилета. Если приобретался электронный билет, то он распечатывается.

Посадочный талон

Работник, который вернулся из командировки, также должен предоставить своей организации посадочный талон. Такие талоны пассажиры получают прямо на стойке регистрации. Если регистрация проводилась в онлайн-режиме, то талон опять же просто распечатывается. На посадочном талоне должна быть печать о том, что досмотр был произведен.

Что делать при утрате посадочного талона

При утрате посадочного талона пассажир обращается в авиакомпанию. Сделать это можно по горячей линии или на официальном сайте. Авиаперевозчик выдаст документ, который подтверждает, что поездка состоялась.

Билеты для командировочных могут приобретаться как за наличные, так и по безналичному расчету. Для отчетности необходимо сохранять как сами билеты, так и посадочные талоны. Если что-то из документов было утеряно, можно обратиться за помощью к авиаперевозчику. Авиакомпания предоставит доказательства того, что поездка имела место.